Tuotehallinta vai logistiikka – kumpi ulkoistaa? Selvitä keskeiset erot ja tee oikea valinta.
Tuotehallinta ja logistiikka sekoitetaan usein toisiinsa, ja syy on ymmärrettävä: molemmat liittyvät tuotteiden liikkumiseen ja hallintaan. Käytännössä kyse on kuitenkin kahdesta eri kokonaisuudesta, joilla on eri laajuus, eri tavoitteet ja eri kumppanuustarpeet. Ennen kuin yritys päättää, mitä ulkoistaa ja kenelle, kannattaa ymmärtää, mistä kummassakin oikeasti on kyse.
Tuotehallinnan ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että yritys siirtää kumppanille vastuun tuotteisiin liittyvien prosessien hallinnasta tilausten vastaanotosta toimitukseen ja jälkipalveluun asti. Tähän kuuluvat tyypillisesti tilausten käsittely, tuotetiedon hallinta, tuotedokumentaatio, tuotehuolto sekä kuljetuksen järjestäminen. Kyse on siis paljon laajemmasta kokonaisuudesta kuin pelkästä fyysisestä tavaran siirrosta.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että ulkoistamiskumppani ei ainoastaan liikuta tuotteita paikasta toiseen, vaan hallinnoi koko prosessia: vastaanottaa tilaukset, varmistaa tuotetietojen oikeellisuuden, huolehtii dokumentaatiosta ja tukee asiakasta koko tuotteen elinkaaren ajan. Erityisesti silloin, kun tuoteportfolio on laaja tai toimiala on säännelty, tämä asiantuntijuutta vaativa kokonaisuus edellyttää kumppanilta syvällistä ymmärrystä tuotteista itsestään.
Tuotehallinnan ulkoistaminen voi kattaa yksittäisiä tehtäviä tai koko prosessin riippuen yrityksen tarpeista. Olennaista on, että ratkaisu rakentuu aina yrityksen omista lähtökohdista, ei valmiista mallista.
Logistiikan ulkoistaminen tarkoittaa tavaran fyysisen liikkumisen ja varastoinnin siirtämistä ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Tähän kuuluvat yleensä varastointi, kuljetukset, jakelu, tullaustoimenpiteet sekä paluulogistiikka. Logistiikan ulkoistaminen on infrastruktuuripainotteista: se optimoi tavaravirtojen tehokkuutta ja kustannuksia.
Logistiikkakumppani vastaa siitä, että tuote liikkuu oikeaan paikkaan oikeaan aikaan mahdollisimman kustannustehokkaasti. Tähän ei välttämättä kuulu tuotetiedon hallinta, asiakaspalvelu, dokumentaatio tai tekninen tuki. Logistiikkapalveluntarjoajan ydinosaaminen on operatiivisessa tehokkuudessa ja kuljetusverkostoissa, ei tuotteiden sisällöllisessä hallinnassa.
Logistiikan ulkoistaminen sopii erityisesti tilanteisiin, joissa tavaramäärät ovat suuria, kuljetusreittejä on paljon tai varastokapasiteetti on kriittinen resurssi. Se on vahvasti volyymilähtöistä ja mittakaavaetuihin perustuvaa toimintaa.
Suurin ero on laajuudessa ja asiantuntijuuden laadussa. Logistiikan ulkoistaminen kattaa tuotteiden fyysisen liikkumisen ja varastoinnin. Tuotehallinnan ulkoistaminen kattaa tämän lisäksi tilausten hallinnan, tuotetiedon, dokumentaation, huollon ja asiakasrajapinnan. Tuotehallinta on kokonaisvaltaisempi palvelukokonaisuus, joka edellyttää kumppanilta syvällistä ymmärrystä tuotteesta itsestään.
Toinen keskeinen ero on se, kenen kanssa loppuasiakas on tekemisissä. Logistiikka toimii usein taustalla, näkymättömissä. Tuotehallinta sen sijaan koskettaa suoraan asiakaskokemusta: tilausvahvistukset, tuotetiedot, toimitusseuranta, reklamaatiot ja huoltopyynnöt ovat kaikki osa tuotehallinnan kokonaisuutta.
Yksinkertaistaen: logistiikka vastaa kysymykseen ”miten tuote liikkuu”, tuotehallinta vastaa kysymykseen ”miten tuotteen koko elinkaari hallitaan”.
Tuotehallinnan ulkoistaminen on logistiikkaa parempi ratkaisu silloin, kun tuotteet ovat monimutkaisia, tuoteportfolio on laaja tai toimiala on säännelty. Jos tuotteisiin liittyy teknistä dokumentaatiota, huoltovaatimuksia tai asiakaspalvelua, pelkkä logistiikkakumppani ei riitä. Tuotehallinta tarvitaan silloin, kun tuote vaatii enemmän kuin fyysistä siirtoa.
Käytännön merkkejä siitä, että tuotehallinnan ulkoistaminen on oikea suunta:
Kokemus osoittaa, että erityisesti teknisten tuotteiden tai lääkinnällisten laitteiden valmistajille tuotehallinnan ulkoistaminen vapauttaa merkittävästi sisäisiä resursseja ydintoimintaan, kun tuotteisiin liittyvä operatiivinen vastuu siirtyy osaavalle kumppanille.
Kyllä, mutta se edellyttää, että kumppanilla on todellista osaamista molemmista alueista. Tuotehallinta ja logistiikka voidaan yhdistää toimivaksi kokonaisuudeksi, mutta vain silloin, kun kumppani hallitsee sekä operatiivisen prosessin että tuotteeseen liittyvän asiantuntijuuden. Pelkkä logistiikkayritys ei pysty hoitamaan tuotehallintaa, vaikka se lisäisi palveluluetteloonsa uusia rivejä.
Saman kumppanin käyttäminen molemmissa on perusteltua erityisesti silloin, kun prosessien välinen tiedonkulku on kriittistä. Jos tilauksen vastaanottaminen, tuotetiedon tarkistaminen, kuljetuksen järjestäminen ja asiakasviestintä ovat kaikki yhden vastuullisen kumppanin käsissä, väliinputoamisen riski pienenee huomattavasti.
Toisaalta jotkut yritykset hyötyvät siitä, että tuotehallinnan asiantuntijuus ja fyysinen logistiikkainfrastruktuuri ovat eri toimijoilla, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä. Tällöin kumpikin voi keskittyä ydinosaamiseensa. Oikea ratkaisu riippuu aina yrityksen omasta tilanteesta, tuotetyypistä ja palvelun laajuudesta.
Oikea tuotehallinnan ulkoistamiskumppani tunnistetaan kolmesta asiasta: toimialaosaamisesta, prosessien hallintakyvystä ja kyvystä rakentaa ratkaisu juuri teidän tarpeisiinne. Kumppanin tulee ymmärtää tuotteidenne luonne, ei ainoastaan osata käsitellä tilauksia. Valmiita malleja tarjoava toimija harvoin sopii yritykselle, jonka tuoteympäristö on monimutkainen tai säännelty.
Arvioi mahdollista kumppania seuraavilla kysymyksillä:
Pitkäaikaiset kumppanuudet syntyvät siitä, että molemmat osapuolet tuntevat toisensa aidosti. Jos tunnistatte tässä oman tilanteenne ja haluatte selvittää, millainen tuotehallinnan ratkaisu sopisi juuri teille, kerro meille tilanteestanne, niin rakennetaan kokonaisuus yhdessä.