Väärän osa-alueen ulkoistaminen ratkaisee vain osan ongelmasta – selvitä, kumpi sopii yrityksellesi.
Tuotehallinta ja varastonhallinta sekoitetaan usein toisiinsa, ja se on ymmärrettävää. Molemmat liittyvät fyysisiin tuotteisiin, ja molemmilla on merkittävä rooli yrityksen operatiivisessa arjessa. Ero on kuitenkin olennainen, erityisesti silloin, kun yritys harkitsee ulkoistamista. Väärän osa-alueen ulkoistaminen voi ratkaista vain osan ongelmasta, kun taas oikein valittu ratkaisu vapauttaa resursseja ja vahvistaa koko palveluketjua.
Tuotehallinta on laaja kokonaisuus, joka kattaa kaiken tuotteeseen liittyvän tiedon, dokumentaation, tilausten käsittelyn ja asiakaspalvelun aina tilauksen vastaanotosta toimitukseen asti. Varastonhallinta puolestaan keskittyy fyysiseen varastoon: tuotteiden säilytykseen, saldojen seurantaan, hyllyttämiseen ja lähtevään logistiikkaan. Tuotehallinta on laajempi käsite, ja varastonhallinta on yksi sen osa-alueista.
Käytännössä varastonhallinta vastaa kysymyksiin kuten: paljonko tuotetta on varastossa, missä se sijaitsee ja milloin sitä pitää tilata lisää. Tuotehallinta vastaa laajempiin kysymyksiin: mitä tietoa tuotteesta on saatavilla, miten tilaukset käsitellään, miten asiakasreklamaatiot hoidetaan, miten tuotedokumentaatio pidetään ajan tasalla ja miten tuotehuolto järjestetään.
Varastonhallinta on siis konkreettinen logistinen toiminto. Tuotehallinta on operatiivinen kokonaisuus, joka yhdistää tiedon, prosessit ja asiakasrajapinnan. Yritys voi ulkoistaa molemmat erikseen tai yhdistää ne osaksi laajempaa palvelukokonaisuutta, riippuen siitä, missä sen omat pullonkaulat ovat.
Tuotehallinnan ulkoistamisessa yritys siirtää kumppanille vastuun tuotteisiin liittyvistä tietoprosesseista, asiakasrajapinnasta ja tilausten hallinnasta. Varastonhallinnan ulkoistamisessa yritys siirtää vastuun fyysisen varaston operoinnista, kuten hyllyttämisestä, saldojen hallinnasta ja lähetystoiminnasta. Tuotehallinnan ulkoistaminen on tietointensiivistä, ja varastonhallinnan ulkoistaminen on logistiikkaintensiivistä.
Tämä ero näkyy selkeästi siinä, millaista osaamista kumppanilta vaaditaan. Varastonhallinnan ulkoistaminen edellyttää logistista infrastruktuuria, varastotilaa ja tehokkaita tavaranliikutteluprosesseja. Tuotehallinnan ulkoistaminen taas vaatii syvää ymmärrystä tuotteista, kykyä hallita monimutkaisiakin tuotetietokantoja ja taitoa palvella asiakkaita asiantuntevasti myös vaativissa tilanteissa.
Toinen keskeinen ero on asiakasrajapinta. Varastonhallinta toimii useimmiten kulissien takana, ilman suoraa kontaktia loppuasiakkaaseen. Tuotehallinta sen sijaan koskettaa suoraan asiakaskokemusta: tilausvahvistukset, toimitusten seuranta, tuotekysymykset, reklamaatiot ja tekninen tuki ovat kaikki osa tuotehallinnan kokonaisuutta.
Tuotehallinnan ulkoistaminen on oikea ratkaisu silloin, kun yrityksen haasteet liittyvät tiedon hallintaan, asiakaspalvelun kuormitukseen tai tilausten käsittelyn monimutkaisuuteen, ei niinkään fyysisen varaston operointiin. Jos sisäinen tiimi hukkuu tuotekysymyksiin, reklamaatioihin tai tuotedokumentaation ylläpitoon, ongelma on tuotehallinnan puolella.
Tyypillisiä merkkejä siitä, että tuotehallinnan ulkoistaminen on ajankohtaista:
Varastonhallinnan ulkoistaminen puolestaan sopii tilanteeseen, jossa haaste on fyysinen: varastotila loppuu, logistiikkaosaaminen puuttuu tai tavaranliikuttelu vie resursseja muualta. Nämä kaksi tarvetta ovat erilaisia, ja siksi myös ratkaisut eroavat toisistaan.
Tuotehallinnan ulkoistaminen kattaa tyypillisesti tilausten vastaanoton ja käsittelyn, tuotetiedon hallinnan, tuotedokumentaation ylläpidon, tuotehuollon koordinoinnin sekä asiakaspalvelun tuotteisiin liittyvissä kysymyksissä. Kokonaisuus voidaan rakentaa kattamaan koko prosessin tai vain tietyt osa-alueet, riippuen siitä, missä yritys tarvitsee tukea.
Konkreettisesti tuotehallinnan ulkoistaminen voi sisältää esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
Olennaista on, että palvelukokonaisuus ei ole valmis malli, josta valitaan sopivimmat kohdat. Se rakennetaan aina yhdessä asiakkaan kanssa, asiakkaan tilanteen ja tarpeiden pohjalta. Yritys voi ulkoistaa yksittäisen tehtävän tai koko prosessin, ja ratkaisu skaalataan sen mukaan, miten liiketoiminta kehittyy.
Tuotehallinnan ulkoistaminen alkaa aina perusteellisella tutustumisella asiakkaan tilanteeseen: millainen tuoteportfolio on kyseessä, mitkä ovat kriittiset prosessit, mitä järjestelmiä käytetään ja missä ovat suurimmat kipupisteet. Vasta tämän ymmärryksen pohjalta rakennetaan räätälöity palvelukokonaisuus, joka integroituu asiakkaan olemassa oleviin järjestelmiin ja prosesseihin.
Käytännön tasolla yhteistyö etenee yleensä näin:
Integroituminen asiakkaan järjestelmiin on keskeistä. Hyvä tuotehallinnan kumppani ei toimi irrallaan asiakkaan prosesseista, vaan sulautuu osaksi niitä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakaspalvelijoilla on pääsy samoihin tietoihin kuin asiakkaan omalla tiimillä, ja tieto kulkee saumattomasti suuntaan ja toiseen.
Tuotehallinnan ulkoistaminen sopii parhaiten yrityksille, joilla on laaja tai monimutkainen tuoteportfolio, säännelty toimiala tai kasvava asiakaspalvelun volyymi, jota sisäinen tiimi ei pysty hallitsemaan laadukkaasti. Erityisesti teknisiä tuotteita, lääkinnällisiä laitteita tai muita asiantuntemusta vaativia tuotteita myyvät yritykset hyötyvät kumppanista, jolla on sekä prosessiosaaminen että kyky oppia tuote syvällisesti.
Tuotehallinnan ulkoistaminen on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa:
Perheyrityksenä olemme rakentaneet pitkäaikaisia asiakkuuksia juuri tällaisten yritysten kanssa. Monet asiakkuuksistamme ovat jatkuneet vuosikymmeniä, ja se kertoo jotain olennaista siitä, miten suhtaudumme yhteistyöhön: emme etsi nopeita ratkaisuja, vaan kumppanuuksia, jotka kestävät ja kehittyvät.
Jos tunnistatte tässä oman tilanteenne, tai jos ette ole varma, kumpi ulkoistamisen muoto sopisi teille paremmin, kerro meille tilanteestanne. Selvitetään yhdessä, millainen ratkaisu tukisi teidän liiketoimintaanne parhaiten.